직원 온보딩 프로세스를 자동화하는 방법: 스트레스 없는 채용을 위한 팁

Updated:

February 6, 2025

검증된 자동화 전략으로 직원 온보딩을 혁신하세요.서류 작업, 교육 및 팀 통합을 간소화하는 동시에 신입 사원에게 원활한 경험을 제공하는 방법을 알아보십시오.

비효율적인 온보딩은 조직에 채용당 4,125달러의 비용이 들며 매월 54시간을 소비합니다.자동화는 프로세스를 단순화하여 서류 작업과 반복적인 작업을 효율적인 워크플로우와 일관된 커뮤니케이션으로 대체합니다.

이 가이드에서는 전략적 자동화 프로세스를 통해 이러한 수치를 60% 줄이는 방법을 보여줍니다.개인적인 접촉을 잃지 않고 문서 워크플로우부터 부서 간 조정 시스템까지 모든 것을 자동화하는 방법을 배울 수 있습니다.

온보딩 자동화란 무엇일까요?

온보딩 자동화는 디지털 워크플로우와 지능형 시스템을 통해 전체 신입 사원 통합 프로세스를 간소화합니다.환영 이메일을 수동으로 보내고, 계정을 설정하고, 서류 작성을 추적하는 대신 자동화 시스템이 이러한 작업을 자동으로 처리합니다.

예를 들어 HR이 시스템에서 새 개발자를 “채용 완료”로 표시하면 자동으로 이메일 생성, Slack 초대를 트리거하고 역할별 교육 자료를 전송하여 수작업에 드는 시간을 절약할 수 있습니다.

수동 온보딩의 단점은 무엇인가요?

기존의 수동 온보딩 프로세스는 수익과 팀 생산성에 직접적인 영향을 미치는 비효율성으로 가득 차 있습니다.이러한 문제점을 이해하는 것은 자동화가 가장 큰 가치를 제공할 수 있는 부분, 특히 운영 비용과 직원 만족도에 영향을 미치는 영역을 식별하는 데 매우 중요합니다.

높은 운영 비용: 수동 온보딩에는 반복적인 작업을 위한 전담 HR 직원이 필요합니다. 이로 인해 조직은 신입 사원당 평균 4,125달러의 비용이 듭니다.자동화를 통해 이러한 비용을 최대 60% 까지 줄일 수 있습니다.

시간이 많이 걸리는 프로세스 관리: HR 팀은 매달 약 54시간을 서류 작업과 후속 조치에 할애합니다. 이 시간은 전략적 이니셔티브와 신입 사원과의 개인적인 상호 작용에 더 잘 사용될 수 있습니다.

일관되지 않은 직원 경험: 수동 프로세스로 인해 부서마다 온보딩 경험이 달라져 혼란을 야기하고 표준화된 자동 접근 방식에 비해 신입 사원의 만족도가 최대 30% 까지 떨어집니다.

지연된 액세스 프로비저닝: 도구 및 시스템의 수동 설정은 일반적으로 영업일 기준 3-5일이 소요되며, 이는 신입 직원의 생산성에 직접적인 영향을 미치고 불필요한 IT 병목 현상을 초래합니다.

제한된 확장성: 조직이 성장함에 따라 수동 온보딩이 점점 더 어려워지고 있습니다.많은 신입 직원의 온보딩을 관리하기가 어려울 수 있습니다. 직원 온보딩 비디오 자동화 도구와 함께 사용하면 대규모 팀의 프로세스를 쉽게 확장할 수 있습니다.

오류가 발생하기 쉬움: 양식, 일정 또는 작업 할당에 인적 오류가 발생하면 지연이 발생할 수 있습니다.자동화는 정확한 실시간 작업 실행을 제공하여 실수를 줄여줍니다.

자동화는 온보딩 문제를 어떻게 해결할까요?

자동화는 기존의 온보딩 문제를 간소화된 워크플로우로 전환하여 효율성과 규정 준수를 강화하는 동시에 비용을 절감합니다.자동화된 솔루션이 주요 문제를 해결하는 방법은 다음과 같습니다.

간소화된 문서 관리

최신 자동화 플랫폼은 스마트 문서 워크플로우를 구현하여 서류 작업의 혼란을 없애줍니다.시스템은 세금 문서부터 정책 승인서에 이르기까지 필요한 모든 양식을 자동으로 전송, 추적 및 저장합니다.신규 직원이 시스템에 추가되면 자동 알림 기능을 통해 문서가 순차적으로 릴리즈되고 수동 추적이 76% 인 데 비해 99.5% 의 정시 완료율을 달성합니다.

즉각적인 시스템 액세스 프로비저닝

자동 프로비저닝을 통해 IT 부서가 계정을 수동으로 설정하기 위해 며칠을 기다릴 필요 없이 몇 분 내에 필요한 모든 시스템 액세스를 수행할 수 있습니다.하나의 트리거로 이메일 계정, 소프트웨어 라이선스 및 역할별 도구 액세스가 자동으로 생성됩니다.대기업들은 자동 프로비저닝을 사용하여 시스템 설정 시간을 3-5일에서 2시간 미만으로 줄였다고 보고합니다.

대규모 맞춤형 교육

자동화는 AI 기반 개인화와 재사용 가능한 비디오 콘텐츠를 통해 교육 전달을 혁신합니다.시스템은 역할별 모듈을 자동으로 할당하고 학습 속도에 따라 콘텐츠를 조정합니다.기업은 다음을 통해 지식 보존이 68% 향상되었다고 보고했습니다. 자동 비디오 교육 줄이면서 직원 교육 비용 부서 간 콘텐츠 재사용성을 통해 채용당 1,200 달러

일관된 교육 제공

자동화를 통해 모든 신입 사원은 적시에 표준화된 역할별 교육 자료를 받을 수 있습니다.시스템은 수료를 추적하고, 필요한 경우 알림을 보내고, 역할과 진행 상황에 따라 교육 경로를 조정합니다.자동화된 교육 제공을 사용하는 조직은 신입 사원의 생산성 향상 시간이 42% 더 빨라졌다고 보고했습니다.

부서 간 협력

자동화된 워크플로우는 HR, IT 및 부서장 간의 커뮤니케이션 격차를 해소합니다.HR이 온보딩을 시작하면 시스템이 관련 이해관계자에게 자동으로 이를 알리고 작업을 배정하고 완료를 추적합니다.이를 통해 부서 간 조정 시간이 75% 단축되고 핸드오프가 중단되는 일이 없어집니다.

비용 및 리소스 최적화

에 의해 반복적인 직원 온보딩 작업 자동화, 조직은 일반적으로 HR 관리 시간을 60% 줄이고 채용당 온보딩 비용을 2,475달러 절감합니다.이전에는 수동 처리를 전담하던 리소스가 문화 구축 및 개인 멘토십과 같은 고부가가치 활동에 집중할 수 있었습니다.

직원 온보딩 자동화는 어떻게 작동할까요?

how does employee onboarding automation work

직원 온보딩 자동화 수동 작업을 효율적인 기술 기반 워크플로우로 대체하여 프로세스를 간소화합니다.주요 병목 현상을 해결하고 온보딩의 모든 측면을 통합 시스템으로 통합함으로써 HR 팀과 신입 사원에게 원활한 경험을 보장합니다.프로세스의 작동 원리와 프로세스의 속도를 늦추는 방해 요소를 식별하는 방법은 다음과 같습니다.

1.현재 프로세스의 방해 요소 식별

자동화를 효과적으로 구현하려면 먼저 현재 온보딩 워크플로의 속도를 저하시키는 요인을 파악해야 합니다.

수동 서류: 양식 인쇄, 서명 및 스캔과 같이 시간이 많이 걸리는 작업은 프로세스를 지연시킬 수 있습니다.
비효율적인 커뮤니케이션: 이메일을 놓치거나 지침이 명확하지 않은 경우 신입 사원은 다음 단계를 확신하지 못할 수 있습니다.
조정되지 않은 작업 관리: HR, IT 및 팀 관리자 간의 분리된 워크플로우로 인해 병목 현상이 발생할 수 있습니다.
가시성 부족: HR 팀은 작업 진행 상황을 추적하는 데 어려움을 겪을 수 있으며, 이로 인해 마감일을 놓치거나 단계가 완료되지 않을 수 있습니다.

2.온보딩 자동화의 핵심 구성 요소

방해 요소를 식별한 후 다음 단계는 자동화를 작동시키는 구성 요소를 이해하는 것입니다.

디지털 양식 및 서명: 물리적 서류를 온라인으로 서명하고 제출할 수 있는 전자 양식으로 대체합니다.
자동화된 워크플로우: 교육 모듈 배정, 환영 이메일 전송, 오리엔테이션 일정 수립과 같은 단계별 프로세스를 설정합니다.
태스크 배정: 계정 설정을 위한 IT 또는 팀 소개를 위한 관리자 등 관련 부서에 작업을 자동으로 할당합니다.
리소스 액세스: 신입 사원에게 도구, 시스템 및 문서에 대한 즉각적인 액세스 권한을 부여하여 지연을 줄입니다.
진행 상황 추적: 대시보드를 사용하여 온보딩 과정을 모니터링하여 모든 작업이 제시간에 완료되도록 합니다.
피드백 컬렉션: 설문조사를 자동화하여 신입 사원으로부터 경험에 대한 의견을 수집할 수 있습니다.

3.자동화를 통한 블로커 문제 해결

장애물을 식별하고 핵심 구성 요소를 설명했으면 다음 단계는 자동화를 구현하여 이러한 문제를 해결하는 것입니다.자동화가 각 문제를 효과적으로 해결하는 방법은 다음과 같습니다.

서류 작업 간소화: 자동화된 시스템은 전자 서명 기능이 포함된 디지털 양식을 전송하므로 수동 처리로 인한 지연이 사라집니다.
커뮤니케이션 개선: 사전 구성된 템플릿은 알림, 환영 메시지 및 작업 업데이트를 자동으로 전송하여 시기적절하고 명확한 커뮤니케이션을 보장합니다.
작업 조정: 자동화는 HR, IT 및 부서별 워크플로우를 통합합니다.계정 설정, 교육 배정, 방향 예약과 같은 작업을 수동 개입 없이 수행할 수 있습니다.
가시성 향상: 실시간 추적 대시보드를 통해 HR 팀은 온보딩 진행 상황을 모니터링하여 작업을 제시간에 완료하고 병목 현상을 신속하게 해결할 수 있습니다.

4.온보딩 프로세스에 자동화 구현

블로커 문제를 해결한 후 마지막 단계는 통합입니다. 전체 온보딩 라이프사이클에 대한 자동화.단계별 작동 방식은 다음과 같습니다.

프리보딩 자동화:일부 텍스트
- 신입 사원에게는 디지털 양식 작성을 위한 지침과 링크가 포함된 자동 이메일이 발송됩니다.
- IT 요청이 자동으로 트리거되어 계정을 설정하고, 장비를 할당하고, 소프트웨어 액세스 권한을 부여합니다.
데이 원 오토메이션:일부 텍스트
- 환영 이메일은 신입 사원에게 작업, 리소스 및 오리엔테이션 일정의 체크리스트를 제공합니다.
- 교육 모듈 및 역할별 리소스는 직위에 따라 자동으로 할당됩니다.
지속적인 자동화:일부 텍스트
- 팀 소개 또는 규정 준수 교육과 같은 활동을 적시에 완료할 수 있도록 작업 알림 및 후속 알림이 전송됩니다.
- 설문조사는 피드백을 수집하고 온보딩 성공 여부를 측정하기 위해 정기적으로 (예: 30일, 60일 또는 90일) 발송됩니다.
기존 시스템과의 통합:일부 텍스트
- 자동화 도구는 HRMS, IT 플랫폼 및 LMS와 동기화되어 데이터 및 프로세스의 흐름을 간소화하여 관련된 모든 사람에게 원활한 경험을 보장합니다.

직원 온보딩 프로세스를 자동화하는 5가지 주요 방법

전략적 온보딩 자동화는 수동 병목 현상을 없애고 일관되고 양질의 직원 경험을 보장합니다.방법은 다음과 같습니다. 기업 팀의 자동화 워크플로우를 혁신하고 HR 생산성을 극대화합니다.

사전 온보딩 작업 간소화

사전 온보딩 자동화는 HR 팀이 신입 사원의 첫 날 이전에 일반적으로 처리하는 단계를 간소화하여 원활한 시작을 위해 모든 준비를 마칠 수 있도록 합니다.이러한 작업을 식별, 구성 및 자동화하면 시간을 절약하고 오류를 줄이며 긍정적인 첫인상을 남길 수 있습니다.

사전 온보딩 작업을 식별하는 방법

일반적인 사전 온보딩 활동 목록: 개인 정보 수집, 계정 설정, 이해관계자에게 알림 등의 작업을 포함하세요.

이해관계자와 상담하기: 관리자, IT, HR과 협업하여 필요한 모든 단계가 제대로 진행되도록 합니다.

현재 프로세스 감사: 데이터 입력 및 이메일 후속 조치와 같이 자동화할 수 있는 반복적인 수동 작업을 찾으십시오.

사전 온보딩 자동화 프로세스 및 도구

디지털 양식 및 전자 서명: 도구를 사용하여 세금 정보, 계약서 및 기타 필수 문서를 전자적으로 수집합니다.
환영 이메일 템플릿: 사전 보딩 단계에 대한 지침과 함께 개인화된 환영 메시지를 자동화합니다.
ID 관리 플랫폼: 이메일, IT 시스템 및 소프트웨어 액세스를 위한 계정 설정을 자동화합니다.

자동화 구현 방법

통합 시스템: 원활한 워크플로우를 위해 HR 관리 시스템 (HRMS) 을 IT 및 커뮤니케이션 도구와 연결합니다.
알림 설정: 관리자와 이해관계자에게 온보딩 책임에 대한 알림을 자동화합니다.
테스트 및 반복: 사전 온보딩 워크플로에 대한 테스트 사례를 실행하여 격차를 식별하고 프로세스를 개선합니다.

시스템 액세스 오케스트레이션

시스템 액세스 오케스트레이션은 이메일 계정, 소프트웨어 도구 및 IT 권한 설정을 자동화하여 신입 직원이 첫날부터 생산성을 높이는 데 필요한 모든 것을 갖추도록 합니다.이를 통해 지연이 제거되고 오류가 최소화되며 HR 팀과 IT 팀 간의 조정이 간소화됩니다.

시스템 액세스 설정을 간소화하는 방법

액세스 템플릿 생성: 일반적으로 사용되는 도구 및 시스템에 대한 역할별 액세스 요구 사항을 정의합니다.
ID 관리 플랫폼 사용: 신규 채용자에 대한 계정 생성, 암호 설정 및 권한 할당을 자동화합니다.
IT 워크플로우 자동화: 장치 할당, 소프트웨어 라이선스 부여, 시스템 교육 세션 예약과 같은 작업을 트리거합니다.

시스템 액세스 자동화를 최적화하는 단계

수동 병목 현상 식별: 계정 설정 시 지연이나 오류가 발생하는 부분을 정확히 찾아내고 해당 프로세스를 자동화하는 데 우선 순위를 지정합니다.
IT와 HR 시스템 연결: 원활한 프로비저닝을 위해 HRMS를 ID 관리 및 티켓팅 플랫폼과 통합합니다.
역할 변경에 대한 알림 설정: 역할이 변경되거나 직원이 퇴사하는 경우 IT 부서에 자동으로 알림을 보내 권한을 조정하거나 계정을 비활성화합니다.

온보딩 워크플로우 구조화

온보딩 워크플로를 구조화하면 신입 사원과 HR 팀 모두가 모든 단계를 체계적이고 일관적이며 쉽게 따를 수 있습니다.자동화를 통해 이러한 단계를 구상, 할당, 추적하여 사전 보딩부터 통합까지 원활한 프로세스를 구축할 수 있습니다.

구조화된 워크플로우 구축 단계

주요 온보딩 단계 개요: 프로세스를 사전 보딩, 일일 활동, 교육 및 체크인과 같은 단계로 나눕니다.
역할별 작업 정의: 전문 교육이나 도구에 대한 액세스와 같이 각 역할에 고유한 활동을 식별합니다.
맵 종속성: 다른 작업에 의존하는 작업 (예: 교육 액세스 전 IT 설정) 을 식별하고 그에 따라 순서를 구성하십시오.

워크플로우 자동화 방법

워크플로우 자동화 도구 사용: 작업 체크리스트를 생성하고 HR, IT 및 관리자에게 마감일을 자동으로 할당합니다.
작업 완료를 위한 트리거 설정: 워크플로의 다음 단계를 자동화합니다 (예: 계정 설정 후 교육 모듈 전송).
실시간 진행 상황 추적: 대시보드를 사용하여 온보딩 활동을 모니터링하고 불완전한 작업을 추적할 수 있습니다.

대화형 교육 자동화

교육을 자동화하면 대화형 콘텐츠로 신입 사원의 참여를 유도하는 동시에 학습 모듈을 쉽게 배정, 제공 및 추적할 수 있습니다.이러한 접근 방식은 일관된 교육 품질을 보장하고 시간을 절약하며 지식 보존을 개선합니다.

교육 자동화 단계

역할별 교육 계획 작성: 직원의 직위에 따라 필수 과정 및 자료를 정의합니다.
LMS (학습 관리 시스템) 사용: 교육 할당을 자동화하고, 진행 상황을 추적하고, 완료 시 인증을 제공합니다.
멀티미디어 콘텐츠 통합: 비디오, 퀴즈, 대화형 모듈을 포함하여 참여도를 높이세요.

대화형 교육 자동화 모범 사례

완료 기한 설정: 알림을 자동화하여 직원들이 교육 일정을 추적할 수 있도록 합니다.
경험을 게임화하세요: 배지, 포인트 또는 리더보드를 사용하여 교육 중에 직원에게 동기를 부여하고 보상을 제공합니다.
즉각적인 피드백 제공: 퀴즈 채점 및 피드백을 자동화하여 신입 사원이 실시간으로 개선 영역을 식별할 수 있도록 도와줍니다.

성능 추적 및 분석 통합

성과 추적 및 분석을 온보딩 프로세스에 통합하면 신입 사원의 진행 상황을 모니터링하고 문제를 식별하며 경험을 지속적으로 개선할 수 있습니다.자동화를 통해 실시간 인사이트를 얻을 수 있으므로 성공적인 온보딩 여정을 더 쉽게 보장할 수 있습니다.

온보딩 성과를 추적하는 방법

주요 지표 설정: 작업, 교육 및 피드백 양식의 완료율을 추적하여 온보딩 성공을 측정합니다.
실시간 가시성을 위한 대시보드 사용: HR 및 관리자에게 작업 진행 상황 및 교육 완료를 모니터링할 수 있는 중앙 집중식 대시보드를 제공합니다.
진행 상황 알림 자동화: 작업 또는 교육 모듈의 기한이 지난 경우 이해 관계자에게 알리고 적시에 후속 조치를 취할 수 있습니다.